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新・一心精進

クイズ大会開催における個人情報管理の「参考例」

はじめに

管理方針 「方針３補足１：各大会は各大会の責任で個人情報管理をしていただきます。」で示したように、「中小規模事業主」として「クイズ大会」を開催される団体様における「個人情報管理」は、「各大会の責任」で行っていただきます。

以下は現状のクイズ大会運営の実情を踏まえ、クイズ大会における個人情報管理の「参考例」を示しますが、あくまで例あり、これに従えば個人情報保護法を必ずクリアできるわけではありません。各大会で「適切な管理」をお願いしたいと思います。

クイズ大会開催における個人情報の扱い例

個人情報保護委員会作成の、中小規模事業主向けの資料も参考にしてください。

個人情報を取得する

「何に使うか目的を決めて、本人に伝える」ことが原則になります。これを踏まえ、以下が推奨事項となります。

→文面は各大会の責任で変更していただいてかまいませんが、一心精進に「クイズ大会」として申請し、結果を報告される意思がある大会の方は、必ず「『新・一心精進』への報告及び『新・一心精進」での結果掲載」の許可の部分は削除せず、残してください。

フォーム内への埋め込みを解説した外部サイトの例

→そのチェックを入れた資料は、その個人情報を持ち続ける限りは、電子媒体でもよいので保存しておく。

事前に提示した目的以外に使わない

取得した個人情報はプライバシーポリシーで明示した目的以外に使わないことが大前提となります。

取得した個人情報は安全に管理する。

取得した個人情報は、しっかり管理することが求められます。これを踏まえ、クイズ大会の運営については、以下が推奨事項となります。

→個人情報にアクセスできる人を誰に決めたかをプライバシーポリシー等に明記までする必要はありませんが、信頼度アップのために大会サイトに明記してもよいでしょう。

Excelでのパスワードのかけ方（例）

→複数回継続して開催する大会の場合、個人情報へのアクセスパスワードを変える。

→サイボウズLive等を使うのであれば、個人情報を扱う人のグループは別途もう一つ作るなど、大会スタッフ全体の中でも個人情報を扱う人だけがアクセスする場を作る。

→例：パスワードはメールでやり取りし、ファイルはサイボウズLiveなどのSNSだけでやり取りをするなど。

→よりセキュリティに配慮する場合、外部発行のSSL/TLS証明書の取得などを行うことが好ましい。
参考：Let's Encrypt（無料のSSL/TLS証明書）
Let's Encryptについての解説

→個人情報を扱うスタッフはもちろんのこと、扱わないスタッフも基本的なことは理解してもらうのが望ましいです。スタッフ全員に、本サイトのリンクを伝えてご一読頂く、というので良いと思います。

個人情報を他人に渡す際は、本人の同意を得る。

ただし、以下は例外とされるそうです。

本人からの「個人情報の開示請求」には応じる。